Guarda tus documentos importantes en un trastero de manera segura

La digitalización está invadiendo las empresas hoy en día, prácticamente todos sus procesos se realizan de manera digital. Pero, aun así, siempre hay documentos muy importantes en papel que guardar, y muchas veces no se tiene suficiente espacio para guardarlos adecuadamente. Guardar los documentos en un trastero puede ser la solución perfecta para estas empresas, porque resuelve los problemas de espacio y nadie que no quieras podrá tener acceso a ellos. Las empresas de alquiler de trasteros cuentan con sistemas de vigilancia continua para que tus documentos estén seguros siempre. El trastero es el lugar ideal para mantener tus papeles ordenados perfectamente, así podrás encontrar el que necesitas con facilidad, y sin tener que perder mucho tiempo.

¿Qué documentos se pueden guardar en trastero?

En un trastero se puede guardar todo tipo de documentación, como facturas, albaranes, recibos e incluso los impuestos que presentas a Hacienda. Todos estos papeles se tienen que guardar como mínimo 4 años según la ley, aunque siempre es aconsejable guardarlos un poco más para estar tranquilos. Es por ello que la cantidad de papeles que se pueden llegar a acumular es enorme y puede ocasionar problemas de espacio. Guardar documentos en un trastero de alquiler tiene muchísimas ventajas, merece la pena contar con estos espacios de almacenamiento para guardar tus documentos más importantes. En ITS Storage tenemos los mejores trasteros de alquiler en Madrid, con gran facilidad de acceso, de diferentes tamaños y precios, y con vigilancia las 24 horas.

¡Guarda tus documentos en un trastero!

Ventajas de guardar documentos en un trastero

La falta de espacio para guardar documentación es uno de los problemas más habituales de las empresas. A veces, los vamos amontonando de cualquier manera, y eso dificulta después poder encontrar el documento que necesitemos en un momento determinado. Guardar documentos en un trastero para alquilar tiene las siguientes ventajas:

• Tus documentos estarán mejor ordenados y clasificados. Un trastero es un espacio adecuado para guardar la documentación de manera más limpia y sencilla.

• Encontrarás el documento que necesitas en menos tiempo. Al estar toda tu documentación ordenada, no tardarás en encontrar cualquier documento o factura que te haga falta.

• Tu espacio de trabajo se mantendrá siempre ordenado. Es habitual encontrar, en muchas mesas y estanterías de las oficinas, papeles amontonados de cualquier manera, esperando a ser clasificados y guardados en sus correspondientes archivos. Si decides guardar la documentación de tu empresa en un trastero de alquiler, siempre tendrás tu mesa y estantería limpias y ordenadas. Esto facilitará mucho tu trabajo diario.

• Es ideal en situaciones de mudanzas. Si la empresa cambia de local en un algún momento, no tendrás que preocuparte por trasladar los papeles. Solo tendrás que trasladar el mobiliario. La mudanza no te resultará tan costosa de hacer.

• Tu documentación estará guardada de manera más segura que en tu oficina. Si guardas los documentos en el despacho a la vista de todos, cualquiera puede tener acceso a ellos, incluso personas a las que no conoces. En cambio, guardar los documentos en un trastero de alquiler te permitirá que solo los puedas ver tú y las personas que tú designes. Evitarás fugas de información muy confidencial.

• Cumplirás con la Ley de Protección de Datos. Ten en cuenta que los documentos que guardas contienen infinidad de datos importantes. En los últimos años, se han endurecido los protocolos para la protección de esos datos, y en un trastero los cumplirás con más facilidad. Un trastero cuenta con sistemas de seguridad para que esa información tan sensible no sea accesible para cualquiera.
• Seguirás el protocolo exigido para la destrucción de documentos. Llega un momento en el que toca destruir los documentos que ya no vayas a necesitar, pero para eso tienes que seguir un determinado protocolo. Guardar todos los documentos en un solo lugar, y en concreto en un trastero, te ayudará a cumplirlo.

¿Cómo guardar documentos en un trastero?

Para guardar los documentos en un trastero de manera correcta y evitar que sufran deterioro, sigue estos pasos:

• Guarda tus documentos en cajas o archivos de plástico:

Elegir el tipo de material que usaremos para guardar los documentos en un trasero, es una decisión importante para asegurarnos su buen mantenimiento. Las cajas de plástico de alta densidad o los archivadores de plástico son las mejores alternativas. Puedes apilar las cajas de manera horizontal y los archivadores verticalmente en las estanterías. No plastifiques los papeles, porque con la humedad y el calor se puede deteriorar.

• Evita los clips, las grapas y las gomas elásticas:

Olvídate de guardar documentos grapados, con clips o gomas elásticas, porque este tipo de materiales se deterioran con la humedad y el paso del tiempo. Las grapas o clips se oxidan y pueden manchar, mientras que las gomas pueden llegar a secarse y quedarse pegadas al papel.

• Clasifica y etiqueta:

Clasifica los documentos de tu empresa en archivadores o carpetas de plástico por año. Una vez realizada esta clasificación, pega etiquetas para saber qué tipo de papeles están guardados, así ahorrarás tiempo a la hora de buscar un documento.

 

Conclusiones sobre la utilidad de los trasteros para guardar documentos

La mayoría de las oficinas y despachos tienen problemas de espacio para guardar documentos y papeles. Aunque estemos en la era digital, todavía es necesario tener ciertos documentos en papel, y muchas veces las empresas no disponen del espacio necesario para guardarlos en óptimas condiciones. Los trasteros de alquiler de ITS Storage, en Coslada (Madrid), son los espacios ideales para almacenar tus documentos de empresa, estarán siempre seguros y bien conservados y ordenados.

¡Guarda tus documentos en Coslada con garantías!